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Comment faire une quittance de loyer ?

La quittance de loyer est non obligatoire mais conseillée. Les quittances de loyer permettent d’attester qu’un locataire a bien payé son loyer et ses charges conformément à son bail de location. Un propriétaire est dans l’obligation de fournir ces justificatifs tous les mois si le locataire en fait la demande. Découvrez comment remplir facilement une quittance en utilisant un modèle gratuit de quittance de loyer. Des outils gratuits de gestion locative vous permettent également de remplir facilement tous les documents pour une location.

Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?

C’est un document qui permet à votre locataire de prouver qu’il a bien payé son loyer et ses charges pendant une période déterminée. Quel que soit le type de contrat de location, un locataire doit pouvoir apporter la preuve du paiement de son loyer et de ses charges. Cela peut également servir comme preuve de justification de domicile. C’est, par exemple, un document essentiel lors d’une demande d’APL à la CAF (Caisse d’Allocations Familiales).

Voici les informations à faire figurer sur une quittance de loyer :

- Le montant du loyer hors charges.

- Le montant de la provision pour charges.

- Le montant total payé.

- L’adresse de l’appartement ou de la maison pour lequel ce loyer a été payé.

- La période pour laquelle ce loyer a été versé.

- Votre signature

L’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 impose au propriétaire bailleur qui rédige une quittance de loyer de bien séparer le loyer des charges locatives.

L’envoi d’une quittance de loyer est gratuit pour le locataire. Vous ne pouvez pas lui réclamer des frais administratifs contrairement à ce que pratiquent certaines agences immobilières de location. L’envoi par voie électronique est possible a l’unique obligation d’avoir obtenu l’accord du locataire pour procéder par ce type d’envoi (ou de l’avoir prévu dès le contrat de location).

L’envoi mensuel de la quittance au locataire doit être gratuit. Attention donc aux agences qui facturent des frais illégaux. Même après la fin d’un bail de location, le propriétaire bailleur reste légalement obligé de fournir un tel justificatif pour la période pendant laquelle il a loué ce bien immobilier à ce locataire.

Modèle gratuit de quittance de loyer

Vous trouverez de nombreux moyens de vous fournir des modèles ou des exemples de quittance de loyer que ce soit sur Internet ou en papeterie. Vérifiez, malgré tout, que votre modèle type contient bien toutes les informations obligatoires que l’on doit retrouver sur ce type de document.

Vous pouvez, par exemple, téléchargez gratuitement ce modèle de quittance (fichier DOC).

Si vous préférez, vous pouvez commander un carnet de "Quittances de loyer" .

Voici un exemple de justificatif fait avec un modèle gratuit :

Exemple de quittance de loyer avec le modèle gratuit de l'ANIL

Vous pouvez également télécharger un modèle gratuit de bail de location pour mettre en place votre contrat de location avec votre nouveau locataire.

Dans le cas d’un paiement partiel du loyer, on parlera plutôt d’un simple reçu et non d’une quittance de loyer qui reste un document bien défini et encadré par la loi.

Attention également à ne pas confondre un avis d’échéance du loyer avec un avis de quittance de loyer. L’avis d’échéance est un document qui indique que le locataire doit régler son loyer pour une période donnée à une date précise.

Pensez à déduire ses frais de vos revenus locatifs pour les impôts

Si vous payez des frais pour faire vos quittances de loyer ou d’autres documents administratifs ou pour les envoyer par courrier à vos locataires, vous pouvez déduire ces frais de vos revenus fonciers lors de votre déclaration de revenus aux impôts si vous êtes au régime réel d’imposition.

En effet, de nombreux frais sont déductibles de vos loyers qui sont imposés comme vos revenus. Pour en connaître tous les détails, consultez la liste des frais et charges déductibles des loyers pour les impôts.

Gérer ses quittances de loyer avec des logiciels gratuits

Il existe également plusieurs logiciels immobiliers gratuits spécialisés dans la gestion d’une location immobilière. Vous y retrouverez notamment tout ce dont un propriétaire/bailleur ou un locataire ont besoin en termes de documents et de modèles de lettres gratuits.

Vous retrouverez des services en ligne de gestion locative. Vous avez notamment le site Rentila.com, un logiciel gratuit de gestion locative immobilière. Il vous permettra notamment, si vous vous mettez d’accord entre propriétaires et locataires, d’envoyer vos quittances de loyer par mail. Vous pourrez également y trouver d’autres services intéressants aussi bien pour la gestion du propriétaire que pour le locataire.

Pour remplir simplement vos quittances de loyer, vous avez également de petits logiciels gratuits à télécharger comme "Quittance Express 2". Vous décrivez vos coordonnées, vous décrivez ensuite votre ou vos biens immobiliers ainsi que les contrats de location qui les accompagnent et puis vous pouvez générer automatiquement toutes vos attestations gratuitement.

Découvrez tous nos conseils et documents pour votre location d’appartement.

Pour aller plus loin :

- Informez-vous sur les 6 choses à réaliser avant de louer votre appartement ou votre maison à des locataires.

- Regardez comment déclarer vos revenus fonciers.

- Retrouvez tous nos conseils pour bien investir dans l’immobilier.

- Prenez connaissance du classement des rentabilités locatives des appartements dans les 100 plus grandes villes de France.

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